Norma ISAAR (CPF)

1. USO

Esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan
descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la
gestión de archivo y además está concebida para que los registros de autoridad de archivos se puedan compartir, fomentando la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y
autoexplicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos. Está
pensada para que se utilice conjuntamente con las normas nacionales existentes, o como base
para desarrollar normas nacionales.

Esta norma ha sido elaborada para utilizarse conjuntamente con la norma ISAD(G) – Norma
Internacional General de Descripción Archivística, 2ª edición, y con las normas nacionales de
descripción archivística. Cuando se utilizan estas normas en conjunto, dentro del contexto de un sistema o red de control archivístico, se vincularán los registros de autoridad a las descripciones de los documentos de archivo y viceversa.

2. OBJETIVOS

El objetivo primordial de esta norma es sentar las reglas generales para la
normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de documentos de
archivo y al contexto de su producción, de forma que permitan el acceso a los archivos y sus documentos basado en una descripción de su contexto de producción que está relacionada con las descripciones de los propios documentos, con frecuencia diversos y físicamente dispersos;
la comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en la producción y la
utilización de los documentos de archivo que les permita interpretar mejor su significado y
trascendencia; la identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la descripción de las relaciones entre diferentes entidades, especialmente información relativa al cambio administrativo en las instituciones o al cambio de circunstancias personales en individuos y familias; y el intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.

3. ÁMBITO DE ACTUACIÓN

La descripción de los productores de los documentos de archivo es una de las actividades
esenciales de los archiveros, tanto si las descripciones se desarrollan en entornos manuales
como automatizados. Este proceso requiere una extensa documentación y una actualización
continua del contexto de producción y uso de los documentos, especialmente de su
procedencia. Los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para tres fines diferentes
describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de
descripción archivístico, controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas y documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen.

4. ESTRUCTURACIÓN

La norma agrupa elementos de información, que contienen cada uno el nombre del elemento de descripción; una definición del objetivo del elemento de descripción; una definición de la regla (o reglas) aplicables a cada elemento; Y en la medida de lo posible, ejemplos que ilustren la aplicación de la regla o reglas.


Los elementos de la descripción de un registro de autoridad de archivos están organizados en
Cuatro campos informativos

A. Área de identificación
Incluye la información que identifica unívocamente a la entidad que se está
describiendo y que define un punto de acceso normalizado.

B. Área de descripción
Proporciona información pertinente sobre la naturaleza, contexto y actividades
de la entidad que se está describiendo.

C. Área de relaciones
Consignan y describe las relaciones con otras instituciones, personas y/o
familias).

D. Área de control
Identifica de forma unívoca el registro de autoridad y se incluye la información
necesaria sobre cómo, cuándo y por qué agencia se creó y actualizó el registro de autoridad).
edición de esta norma y la edición actual. En el anexo B se incluyen ejemplos completos de registros de autoridad de archivos elaborados de acuerdo con esta norma